№

з/п

Назва виду документу

К-сть справ

Строк зберігання

справи (тому, частини)

і номер статей за переліком

Примітка

01 Керівництво

01-01

Статут закладу

До ліквідації
закладу ст. 30

01-02

Свідоцтво про державну атестацію закладу

До ліквідації
закладу

01-03

Документи щодо перейменування закладу

До ліквідації
закладу

01-04

Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань

До ліквідації
закладу

01-05

Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань

До ліквідації
закладу

01-06

Накази керівника з основної діяльності

До ліквідації
закладу ст. 16-а

Журнал реєстрації (електронна база)
наказів з основної діяльності

До ліквідації
закладу ст. 121-а

01-07

01-07

Накази керівника з кадрових питань тривалого зберігання: (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу,
сумісництво, звільнення; атестація,
підвищення кваліфікації, стажування, зміна біографічних даних; заохочення
(нагородження, преміювання), оплата
праці, нарахування різних надбавок,
доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими,шкідливими та  небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати)

75 р.

ст. 16-6

Журнал реєстрації (електронна база) наказів з кадрових питань (особового складу) тривалого зберігання

75 р.

ст. 121-6

Повідомлення про прийняття на роботу працівників

3 р.

01-08

Накази керівника з руху учнів/вихованців

15 р.

Журнал реєстрації (електронна база)
наказів з руху учнів/вихованців

15 р.

01-09

Накази керівника з кадрових питань
особового складу тимчасового зберігання (про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та
відпусток у зв’язку з навчанням)

5 р.

ст. 16-6

(примітка)

Журнал реєстрації (електронна база) наказів з кадрових питань (особового складу) тимчасового строку зберігання

5 р. ст. 121-в

01-10

Накази керівника з
господарських питань

5 р.

ст. 16-в

Журнал реєстрації (електронна база) наказів з господарських питань

5 р. ст. 121-в

01-11

Штатний розпис

75 р.

ст. 37-а

01-12

Правила внутрішнього розпорядку

1 р. після заміни
новими

ст. 397

01-13

Тарифікаційні списки

25 р.

ст. 415

01-14

Алфавітна книга учнів/ вихованців

10 р. ст. 525-є

01-15

Колективний договір

До ліквідації
закладу
ст. 395-а

01-16

Кошторис

75 р. ст. 37-а

01-17

Матеріали державної атестації закладу

До ліквідації
закладу

01-18

Накази з кадрових питань управління освіти

5 р.

01-19

Накази по обліку  руху вихованців дошкільного відділення

50 р.

Журнал реєстрації наказів по обліку руху вихованців дошкільного відділення

01-20

Документи (свідоцтва, акти, договори) на землю, споруди, майно, на правоволодіння, користування, розпорядження майном

До ліквідації
закладу

ст. 87

01-21

Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни керівника закладу

До ліквідації закладу
ст. 45-а

01-22

Технічний паспорт закладу

До ліквідації закладу

01-23

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду

5 р. ст. 82-а

01-24

Журнал реєстрації (електронна база) звернень громадян

5 р. ст. 124

01-25

Особові справи працівників

75 р. ст. 493-в

01-26

Книги обліку та видачі (реєстрації) свідоцтв і додатків до свідоцтв про здобуття базової середньої освіти 

75 р.
ст. 531-а

01-27

Книги обліку та видачі (реєстрації) атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту

75 р.
ст. 531-а

01-28

Книги обліку та видачі (реєстрації) золотих медалей «За високі досягнення у навчанні» та срібних медалей «За досягнення у навчанні»

75 р.
ст. 531-а

01-29

Книги обліку та видачі похвальних листів «За високі досягнення у навчанні» та похвальних грамот «За особливі досягнення у вивченні окремих предметів»³

10 р.

01-30

Трудові книжки працівників

До запитання,
не затребувані
не менше 50 років

ст. 508

01-31

Журнал обліку руху трудових книжок і вкладок до них

50 р. ст. 530-а

01-32

Журнал обліку перевірок, ревізій та
контролю за виконанням їх рекомендацій
(контрольно-візитаційний журнал)

5 р.

ст. 86

01-33

Журнал реєстрації (електронна база) вхідних (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів

3 р. ст. 122

01-34

Журнал реєстрації (електронна база), вихідних (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів

3 р. ст. 122

01-35

Положення про структурні підрозділи закладу

До заміни новими

01-36

Книга обліку педагогічних працівників

50 р.

01-37

3 р.

01-38

5 р.

01-39

5 р.

01-40

10 р.¹
ст. 481

01-41

75 р. ЕКП ст. 450

01-42

Документи (акти перевірок готовності закладу до нового навчального року, інформації, копії наказів) щодо обстеження будівель, приміщень, обладнання у закладі

3 роки,

т..1048

01-43

Паспорти приміщень закладу

До заміни новими

01-44

Система управління охороною праці

До  заміни новою

01-45

Ліцензія на право провадження освітньої діяльності

До ліквідації закладу

01-46

Стратегія розвитку закладу

До заміни новою

02 Учбова частина

02-01

Розклад навчальних занять

Доки не мине
потреба

02-02

Журнал обліку пропущених і замінених уроків

5 р.

ст. 590

02-03

Документи (протоколи, звіти) про роботу з дітьми сиротами, дітьми інвалідами

3 р.

02-04

Документи з роботи по профілактиці правопорушень

3 р.

02-05

Протоколи засідань педагогічної ради

10 р.

ст. 14-а

02-06

Річний план роботи закладу

До заміни новим

02-07

Робочий навчальний план закладу

До заміни новим

02-08

Протоколи загальних конференції колективу

До ліквідації
закладу

ст. 12-а

02-09

Статистичні звіти з питань загальної
середньої освіти (форми № ЗНЗ-1, № ЗНЗ3, № 83-РВК тощо)

1 р.

02-10

Документи (протоколи засідань та рішення атестаційних комісій, характеристики, атестаційні листи) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації

5 р.

ст. 636

02-11

Освітня програма закладу

До заміни новими ст. 553

02-12

Протоколи засідань комісій про результати державної підсумкової атестації учнів та документи (учнівські роботи) атестації

3 р. ст. 567-а

02-13

Контрольні роботи учнів

1 р.

02-14

Особові справи учнів/вихованців

3 р. після закінчення
або вибуття ст. 494-6

02-15

Класні журнали (І-ІV, V-ІХ класів) та журнали обліку (навчальних досягнень учнів, які перебувають на індивідуальному навчанні, планування та обліку роботи гуртка, факультативу тощо, групи подовженого дня)

5 р.
ст. 590

02-16

Табелі навчальних досягнень учнів (свідоцтва досягнень)

Зберігаються
в учнів

02-17

Журнал обліку занять з варіативної частини

5 р.

02-18

Протоколи засідань атестаційної комісії

10 р.

ст. 14-а

02-19

Посадові інструкції працівників закладу

5 р. після заміни
новими ст. 43

02-20

Журнал обліку видачі посадових інструкцій

5 р.

02-21

Книга протоколів зборі трудового колективу

Постійно

02-22

Журнал оперативно-громадського порядку

3 р.

02-23

Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці

10 р. після закінчення журналу
ст.ст. 480, 481, 482

02-24

Журнал первинного, позапланового, цільового інструктажів з безпеки життєдіяльності здобувачів освіти

10 р.¹
ст. 482

02-25

Журнал обліку видачі інструкцій з ОП

3 років

02-26

Журнал реєстрації інструкцій з ОП та БЖ

3 років

02-27

Журнал  оперативно адміністративно - громадського контролю

10 років

02-28

Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві

10 р.
ст. 455

02-29

Журнал реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків

45 р.¹
ст. 477

02-30

Журнал реєстрації нещасних випадків побутового характеру з працівниками закладу

45 р.¹
ст. 477

02-31

Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися з вихованцями, учнями, студентами, курсантами, слухачами, аспірантами

45 років¹,

ст.477

02-32

Журнал реєстрації нещасних випадків побутового характеру з учнями

45 років¹,

ст.477

02-33

Журнал реєстрації мікротравм, що сталися з учасниками освітнього процесу

3 р.

02-34

Журнал протоколів перевірки знань з ОП та БЖ

5 років,

ст.436

02-35

Протоколи перевірки знань з охорони праці та безпеки життєдіяльності працівників  закладу

02-36

Журнал обліку видачі посвідчень про перевірку знань з ОП та БЖ працівників закладу

5 років,

ст.436

02-37

Журнал навчання з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності працівників  закладу

5 років,

ст.436

02-38

Журнал обліку та зберігання засобів захисту

3 роки

02-39

Журнал реєстрації інструктажів з питань цивільного захисту, пожежної, техногенної безпеки та дій у надзвичайних ситуаціях

5 років

02-40

Перспективний план дошкільного відділення

5 років

02-41

Інструкції з охорони праці

5 років¹, ст.20-б

02-42

Інструкції з безпеки життєдіяльності

До заміни новими

02-43

Копії свідоцтв про базову середню освіту

10 років

02-44

Журнал видачі учнівських квитків

 10 років

02-45

Журнал обліку видачі єдиних квитків

 10 років

02-46

Журнали планування та обліку роботи гуртків

5 років

02-47

Книга обліку дітей у дошкільного відділення

3 роки

02-48

Документи (копії свідоцтв про народження, медичні довідки), що подаються при прийомі дітей до дошкільного відділення

1 рік після вибуття дитини із дошкільного відділення

02-49

Календарне планування дошкільного відділення

5 років

02-50

Матеріали індивідуальної (педагогічний патронаж), домашньої, дистанційної, екстернатної  форми навчання

3 роки

02-51

Журнал обліку дітей обстежених шкільною психолого-педагогічною комісією

5 років

02-52

Документи по цивільній обороні та захисту населення

1 рік

02-53

Журнал обліку щоденного відвідування дітей дошкільного відділення

1 рік

03 Господарська часина

03-01

Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та матеріально відповідальних осіб

3 р. після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб ст. 45-6

03-02

Документи (журнали, відомості, звіти, інформації) про облік витрат теплоенергії, електроенергії, води

3 роки,

ст.1904

03-03

Інвентарна книга бібліотечного фонду

До ліквідації
бібліотеки ст. 805

03-04

Документація по харчуванню учнів та вихованців закладу, копії довідок, посвідчень на пільгове харчування

3 роки,

ст.770

03-05

Оборотна відомість матеріальних цінностей

3 р.

03-06

Книга бракеражу готової продукції

1 рік

03-07

Книга бракеражу сирої продукції

1 рік

03-08

Книга складського обліку продуктів харчування

2 роки

03-09

Журнал заявок на продукти харчування

1 рік

03-10

Журнал обліку виконання норм харчування учнів/вихованців

1 рік

03-11

Журнал обліку відходів продуктів харчування

2 роки

03-12

Журнал контролю за кип’ятінням молока

До заміни новими

03-13

Журнал контролю за кип’ятінням води

До

 заміни новими

03-14

Журнал профілактичного огляду дітей на педикульоз

3 роки,

ст.745

03-15

Амбулаторний журнал

5 років,

ст.743

03-16

Журнал обліку інфекційних захворювань

3 роки,

ст.745

03-17

Журнал з обліку гігієнічного виховання

3 роки,

ст.704

03-18

Журнал здоров’я учнів/вихованців

5 років,

ст.722

03-19

Медична карта дитини (ф. 086/о)

5 років,

ст.722-а

03-20

Книга видачі підручників класним керівникам та учням

10 років

03-21

Журнал обліку вогнегасників в закладу

3 р.
ст. 1189

03-22

Технічний журнал з експлуатації будівель (споруд)

3 роки

03-23

Інвентарні списки основних засобів

До ліквідації закладу

03-24

Картотека обліку підручників

До ліквідації закладу

03-25

Книга сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду

До ліквідації закладу

03-26

Книга складського обліку матеріалів

5 років

03-27

Журнал реєстрації температури в холодильнику

1 рік

03-38

Журнал видачі продуктів харчування

1 рік

04 Архів

04-01

Опис справ постійного зберігання

Постійно ¹

 ¹ Після ліквідації організації передається на зберігання до архівного відділу

ст. 137-а

04-02

Опис справ з кадрових питань (особового складу)

3 р. ¹

¹ після знищення справ ст. 137-б

04-03

Журнал обліку видачі документів архіву

1 р. ¹

¹ після закінчення журналу та повернення документів в архів

04-04

Номенклатура справ

5 років

після заміни новою та за умови складання зведених описів справ

ст. 112 а

04-05

Акти про видалення та знищення документів, які втратили практичну та історичну цінність

Постійно