Номенклатура справ
Номенклатура справ — обов’язковий для закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються із зазначенням строків зберігання справ.
Вона створена, аби встановити в закладі єдиний порядок формування справ, забезпечити їх облік, оперативний пошук документів за їх змістом і видом, визначити строки зберігання справ.
Комунальний заклад «Лелеківська гімназія Кропивницької міської ради»
Зведена номенклатура справ на 2023 рік
СХВАЛЕНО:
Протокол засідання експертної комісії Лелеківської гімназії від____________ № ___
Протокол засідання експертної комісії управління освіти від ______________ № ___
№ з/п | Назва виду документу | К-сть справ | Строк зберігання справи (тому, частини) і номер статей за переліком | Примітка |
|
01 Керівництво |
| ||||
01-01 | Статут закладу |
| До ліквідації |
|
|
01-02 | Свідоцтво про державну атестацію закладу |
| До ліквідації |
|
|
01-03 | Документи щодо перейменування закладу |
| До ліквідації |
|
|
01-04 | Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань |
| До ліквідації |
|
|
01-05 | Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань |
| До ліквідації
|
|
|
01-06 | Накази керівника з основної діяльності |
| До ліквідації |
|
|
Журнал реєстрації (електронна база) |
| До ліквідації |
|
| |
01-07
01-07 | Накази керівника з кадрових питань тривалого зберігання: (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, |
| 75 р. ст. 16-6 |
|
|
Журнал реєстрації (електронна база) наказів з кадрових питань (особового складу) тривалого зберігання
|
| 75 р. ст. 121-6 |
|
| |
Повідомлення про прийняття на роботу працівників |
| 3 р. |
|
| |
01-08 | Накази керівника з руху учнів/вихованців |
| 15 р. |
|
|
Журнал реєстрації (електронна база) |
| 15 р. |
|
| |
01-09 | Накази керівника з кадрових питань |
| 5 р. ст. 16-6 (примітка) |
|
|
Журнал реєстрації (електронна база) наказів з кадрових питань (особового складу) тимчасового строку зберігання |
| 5 р. ст. 121-в |
|
| |
01-10 | Накази керівника з |
| 5 р. ст. 16-в |
|
|
Журнал реєстрації (електронна база) наказів з господарських питань |
| 5 р. ст. 121-в |
|
| |
01-11 | Штатний розпис |
| 75 р. ст. 37-а |
|
|
01-12 | Правила внутрішнього розпорядку |
| 1 р. після заміни ст. 397 |
|
|
01-13 | Тарифікаційні списки |
| 25 р. ст. 415 |
|
|
01-14 | Алфавітна книга учнів/ вихованців |
| 10 р. ст. 525-є |
|
|
01-15 | Колективний договір |
| До ліквідації |
|
|
01-16 | Кошторис |
| 75 р. ст. 37-а |
|
|
01-17 | Матеріали державної атестації закладу |
| До ліквідації |
|
|
01-18 | Накази з кадрових питань управління освіти |
| 5 р. |
|
|
01-19 | Накази по обліку руху вихованців дошкільного відділення |
| 50 р. |
|
|
Журнал реєстрації наказів по обліку руху вихованців дошкільного відділення |
|
|
| ||
01-20 | Документи (свідоцтва, акти, договори) на землю, споруди, майно, на правоволодіння, користування, розпорядження майном |
| ст. 87 |
|
|
01-21 | Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни керівника закладу |
| До ліквідації закладу |
|
|
01-22 | Технічний паспорт закладу |
| До ліквідації закладу |
|
|
01-23 | Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду |
| 5 р. ст. 82-а |
|
|
01-24 | Журнал реєстрації (електронна база) звернень громадян |
| 5 р. ст. 124 |
|
|
01-25 | Особові справи працівників |
| 75 р. ст. 493-в |
|
|
01-26 | Книги обліку та видачі (реєстрації) свідоцтв і додатків до свідоцтв про здобуття базової середньої освіти |
| 75 р. |
|
|
01-27 | Книги обліку та видачі (реєстрації) атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту |
| 75 р. |
|
|
01-28 | Книги обліку та видачі (реєстрації) золотих медалей «За високі досягнення у навчанні» та срібних медалей «За досягнення у навчанні» |
| 75 р. |
|
|
01-29 | Книги обліку та видачі похвальних листів «За високі досягнення у навчанні» та похвальних грамот «За особливі досягнення у вивченні окремих предметів»³ |
| 10 р. |
|
|
01-30 | Трудові книжки працівників |
| До запитання, ст. 508 |
|
|
01-31 | Журнал обліку руху трудових книжок і вкладок до них |
| 50 р. ст. 530-а |
|
|
01-32 | Журнал обліку перевірок, ревізій та |
| 5 р. ст. 86 |
|
|
01-33 | Журнал реєстрації (електронна база) вхідних (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів |
| 3 р. ст. 122 |
|
|
01-34 | Журнал реєстрації (електронна база), вихідних (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів |
| 3 р. ст. 122 |
|
|
01-35 | Положення про структурні підрозділи закладу |
| До заміни новими |
|
|
01-36 | Книга обліку педагогічних працівників |
| 50 р. |
|
|
01-37 | Журнал обліку руху здобувачів освіти |
| 3 р. |
|
|
01-38 | Акти перевірок (різні) |
| 5 р. |
|
|
01-39 | Наради при директорові |
| 5 р. |
|
|
01-40 | Журнал реєстрації вступного інструктажу з охорони праці |
| 10 р.1 |
|
|
01-41 | Матеріали атестації робочих місць за умовами праці та документи з питань атестації робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони праці |
| 75 р. ЕКП ст. 450
|
|
|
01-42 | Документи (акти перевірок готовності закладу до нового навчального року, інформації, копії наказів) щодо обстеження будівель, приміщень, обладнання у закладі |
| 3 роки, т..1048 |
|
|
01-43 | Паспорти приміщень закладу |
| До заміни новими |
|
|
01-44 | Система управління охороною праці |
| До заміни новою |
|
|
01-45 | Ліцензія на право провадження освітньої діяльності |
| До ліквідації закладу |
|
|
01-46 | Стратегія розвитку закладу |
| До заміни новою |
|
|
02 Учбова частина | |||||
02-01 | Розклад навчальних занять |
| Доки не мине |
|
|
02-02 | Журнал обліку пропущених і замінених уроків |
| 5 р. ст. 590 |
|
|
02-03 | Документи (протоколи, звіти) про роботу з дітьми сиротами, дітьми інвалідами |
| 3 р. |
|
|
02-04 | Документи з роботи по профілактиці правопорушень |
| 3 р. |
|
|
02-05 | Протоколи засідань педагогічної ради |
| 10 р. ст. 14-а |
|
|
02-06 | Річний план роботи закладу |
| До заміни новим |
|
|
02-07 | Робочий навчальний план закладу |
| До заміни новим |
|
|
02-08 | Протоколи загальних конференції колективу |
| До ліквідації ст. 12-а |
|
|
02-09
| Статистичні звіти з питань загальної
|
| 1 р.
|
|
|
02-10 | Документи (протоколи засідань та рішення атестаційних комісій, характеристики, атестаційні листи) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації |
| 5 р. ст. 636 |
|
|
02-11 | Освітня програма закладу |
| До заміни новими ст. 553 |
|
|
02-12 | Протоколи засідань комісій про результати державної підсумкової атестації учнів та документи (учнівські роботи) атестації |
| 3 р. ст. 567-а |
|
|
02-13 | Контрольні роботи учнів |
| 1 р. |
|
|
02-14 | Особові справи учнів/вихованців |
| 3 р. після закінчення |
|
|
02-15 | Класні журнали (І-ІV, V-ІХ класів) та журнали обліку (навчальних досягнень учнів, які перебувають на індивідуальному навчанні, планування та обліку роботи гуртка, факультативу тощо, групи подовженого дня) |
| 5 р. |
|
|
02-16 | Табелі навчальних досягнень учнів (свідоцтва досягнень) |
| Зберігаються |
|
|
02-17 | Журнал обліку занять з варіативної частини |
| 5 р. |
|
|
02-18 | Протоколи засідань атестаційної комісії |
| 10 р. ст. 14-а |
|
|
02-19 | Посадові інструкції працівників закладу |
| 5 р. після заміни |
|
|
02-20 | Журнал обліку видачі посадових інструкцій |
| 5 р. |
|
|
02-21 | Книга протоколів зборі трудового колективу |
| Постійно |
|
|
02-22 | Журнал оперативно-громадського порядку |
| 3 р. |
|
|
02-23 | Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці |
| 10 р. після закінчення журналу |
|
|
02-24 | Журнал первинного, позапланового, цільового інструктажів з безпеки життєдіяльності здобувачів освіти |
| 10 р.1 |
|
|
02-25 | Журнал обліку видачі інструкцій з ОП |
| 3 років |
|
|
02-26
| Журнал реєстрації інструкцій з ОП та БЖ |
| 3 років |
|
|
02-27 | Журнал оперативно адміністративно - громадського контролю |
| 10 років |
|
|
02-28 | Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві |
| 10 р. |
|
|
02-29 | Журнал реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків |
| 45 р.1 |
|
|
02-30 | Журнал реєстрації нещасних випадків побутового характеру з працівниками закладу |
| 45 р.1 |
|
|
02-31 | Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися з вихованцями, учнями, студентами, курсантами, слухачами, аспірантами |
| 45 років1, ст.477 |
|
|
02-32 | Журнал реєстрації нещасних випадків побутового характеру з учнями |
| 45 років1, ст.477 |
|
|
02-33 | Журнал реєстрації мікротравм, що сталися з учасниками освітнього процесу |
| 3 р. |
|
|
02-34 | Журнал протоколів перевірки знань з ОП та БЖ |
| 5 років, ст.436 |
|
|
02-35 | Протоколи перевірки знань з охорони праці та безпеки життєдіяльності працівників закладу |
| |||
02-36 | Журнал обліку видачі посвідчень про перевірку знань з ОП та БЖ працівників закладу |
| 5 років, ст.436 |
|
|
02-37 | Журнал навчання з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності працівників закладу |
| 5 років, ст.436 |
|
|
02-38 | Журнал обліку та зберігання засобів захисту |
| 3 роки |
|
|
02-39 | Журнал реєстрації інструктажів з питань цивільного захисту, пожежної, техногенної безпеки та дій у надзвичайних ситуаціях |
| 5 років |
|
|
02-40 | Перспективний план дошкільного відділення |
| 5 років |
|
|
02-41 | Інструкції з охорони праці |
| 5 років1, ст.20-б |
|
|
02-42 | Інструкції з безпеки життєдіяльності |
| До заміни новими |
|
|
02-43 | Копії свідоцтв про базову середню освіту |
| 10 років |
|
|
02-44 | Журнал видачі учнівських квитків |
| 10 років |
|
|
02-45
| Журнал обліку видачі єдиних квитків |
| 10 років
|
|
|
02-46 | Журнали планування та обліку роботи гуртків |
| 5 років |
|
|
02-47 | Книга обліку дітей у дошкільного відділення |
| 3 роки |
|
|
02-48 | Документи (копії свідоцтв про народження, медичні довідки), що подаються при прийомі дітей до дошкільного відділення |
| 1 рік після вибуття дитини із дошкільного відділення |
|
|
02-49 | Календарне планування дошкільного відділення |
| 5 років |
|
|
02-50 | Матеріали індивідуальної (педагогічний патронаж), домашньої, дистанційної, екстернатної форми навчання |
| 3 роки |
|
|
02-51 | Журнал обліку дітей обстежених шкільною психолого-педагогічною комісією |
| 5 років |
|
|
02-52 | Документи по цивільній обороні та захисту населення |
| 1 рік |
|
|
02-53 | Журнал обліку щоденного відвідування дітей дошкільного відділення |
| 1 рік |
|
|
03 Господарська часина |
| ||||
03-01 | Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни посадових та матеріально відповідальних осіб |
| 3 р. після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб ст. 45-6 |
|
|
03-02 | Документи (журнали, відомості, звіти, інформації) про облік витрат теплоенергії, електроенергії, води |
| 3 роки, ст.1904 |
|
|
03-03 | Інвентарна книга бібліотечного фонду |
| До ліквідації |
|
|
03-04 | Документація по харчуванню учнів та вихованців закладу, копії довідок, посвідчень на пільгове харчування |
| 3 роки, ст.770 |
|
|
03-05 | Оборотна відомість матеріальних цінностей |
| 3 р. |
|
|
03-06 | Книга бракеражу готової продукції |
| 1 рік |
|
|
03-07 | Книга бракеражу сирої продукції |
| 1 рік |
|
|
03-08 | Книга складського обліку продуктів харчування |
| 2 роки |
|
|
03-09 | Журнал заявок на продукти харчування |
| 1 рік |
|
|
03-10 | Журнал обліку виконання норм харчування учнів/вихованців |
| 1 рік |
|
|
03-11 | Журнал обліку відходів продуктів харчування |
| 2 роки |
|
|
03-12 | Журнал контролю за кип’ятінням молока |
| До заміни новими |
|
|
03-13 | Журнал контролю за кип’ятінням води |
| До заміни новими |
|
|
03-14 | Журнал профілактичного огляду дітей на педикульоз |
| 3 роки, ст.745 |
|
|
03-15 | Амбулаторний журнал |
| 5 років, ст.743 |
|
|
03-16 | Журнал обліку інфекційних захворювань |
| 3 роки, ст.745 |
|
|
03-17 | Журнал з обліку гігієнічного виховання |
| 3 роки, ст.704 |
|
|
03-18 | Журнал здоров’я учнів/вихованців |
| 5 років, ст.722 |
|
|
03-19 | Медична карта дитини (ф. 086/о) |
| 5 років, ст.722-а |
|
|
03-20 | Книга видачі підручників класним керівникам та учням |
| 10 років |
|
|
03-21 | Журнал обліку вогнегасників в закладу |
| 3 р. |
|
|
03-22 | Технічний журнал з експлуатації будівель (споруд) |
| 3 роки |
|
|
03-23 | Інвентарні списки основних засобів |
| До ліквідації закладу |
|
|
03-24 | Картотека обліку підручників |
| До ліквідації закладу |
|
|
03-25 | Книга сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду |
| До ліквідації закладу |
|
|
03-26 | Книга складського обліку матеріалів |
| 5 років |
|
|
03-27 | Журнал реєстрації температури в холодильнику |
| 1 рік |
|
|
03-38 | Журнал видачі продуктів харчування |
| 1 рік |
|
|
04 Архів |
| ||||
04-01 | Опис справ постійного зберігання |
| Постійно 1 1 Після ліквідації організації передається на зберігання до архівного відділу ст. 137-а |
|
|
04-02 | Опис справ з кадрових питань (особового складу) |
| 3 р. 1 1 після знищення справ ст. 137-б |
|
|
04-03 | Журнал обліку видачі документів архіву |
| 1 р. 1 1 після закінчення журналу та повернення документів в архів |
|
|
04-04 | Номенклатура справ |
| 5 років після заміни новою та за умови складання зведених описів справ ст. 112 а |
|
|
04-05 | Акти про видалення та знищення документів, які втратили практичну та історичну цінність |
| Постійно |
|
|
СКЛАДЕНО
Секретар-друкарка Юлія ОСТАПОВЕЦЬ
«____» ____________ 20 ___ року
ПОГОДЖЕНО
Начальник управління освіти
Кропивницької міської ради Лариса КОСТЕНКО
«____» ____________ 20___ року
ЗАТВЕРДЖНО
В.о. директора Лелеківської гімназії Олена ПРОКОПЧУК
«____» ____________ 20 ____ року